Información en un procedimiento de operación (POS /SOP)
En este artículo, proporcionaremos pautas sobre la información básica que debe incluir tu procedimiento de operación para que sea claro y consistente con las expectativas.
- Nombre: Cada procedimiento debe llevar el nombre correspondiente al equipo, proceso o sistema que se está explicando, incluyendo las versiones aplicables.
- Código y versión del procedimiento: Siguiendo las prácticas recomendadas de documentación, es esencial asignar un código y una versión al procedimiento para su identificación en la documentación de la empresa.
- Introducción: Como es típico en cualquier documento, se debe incluir una introducción que brinde al usuario una idea de su contenido.
- Alcance: De manera clara y precisa, se deben especificar las versiones, modelos o temas que abordará el procedimiento.
- Objetivo: Es importante registrar el propósito principal de este documento.
- Descripción del sistema: Se proporciona una descripción detallada del equipo, software o proceso en cuestión.
- Documentos de referencia: Se mantiene un registro de los manuales, normativas y documentos que se utilizaron como referencia en la creación de este documento.
- Preparación del Equipo: Esta sección es aplicable tanto a equipos como a sistemas (si existe un procedimiento específico para esta preparación, simplemente se debe referenciar en lugar de duplicar la información aquí). También puede abordar las condiciones previas que el usuario debe tener en cuenta antes de comenzar a utilizar el sistema o equipo. Por ejemplo, verificar la fecha de calificación del equipo en la etiqueta para asegurarse de que esté actualizada y llevar a cabo la limpieza del equipo.
- Contenido: En esta sección, se deben detallar los pasos que el usuario debe seguir para utilizar el sistema o llevar a cabo el proceso, ofreciendo instrucciones lo más específicas posible. Esto puede incluir:
- Datos que deben ser ingresados (por ejemplo, usuario, contraseñas, valores).
- Configuración de parámetros (tales como métodos, unidades de medida, plantillas, etc.).
- Creación o configuración de informes.
- Impresión: Es importante definir si se requiere la firma y fecha, ya sea física o digital, en esta sección.
- Se recomienda utilizar imágenes o capturas de pantalla para explicar el proceso de manera visual y facilitar la comprensión del usuario.
- Alternativamente, esta sección también puede incluir un video explicativo.
-
Limpieza de equipo: Describir cómo realizar la limpieza del equipo, sustancias y todo lo que se requiera.
-
Plan de contingencia: Definir qué se debe hacer en caso de que el sistema deje de funcionar. Ejemplo: si se puede usar otro equipo de la misma referencia o definir si se contara con un proveedor aprobado que pueda tercerizar el proceso. Es importante adicionar las horas en que es necesario activar el plan de contingencia.
-
Seguridad: Definir qué hacer para crear / modificar o inactivar un usuario. Es importante que quede el cargo o área que es el responsable de esta actividad. (El usuario debe conocer a quien debe solicitarle un usuario o cambio de contraseña o perfil y bajo que aprobación). No colocar nombres de colaboradores, ya que estos cambian y el documento se desactualiza.
-
Backup y restauración: Identificar como se realiza el backup y la restauración. Es importante que quede el cargo o área que es el responsable de esta actividad.
-
Fallas eléctricas: Definir si hay una falla eléctrica como superarla (Si el sistema al volverse a encender guarda un temporal con el análisis o proceso que se estaba ejecutando o es necesario volver a programar y ejecutar todo). O si está conectado a una UPS tiempo promedio que se tiene para guardar el proceso o análisis.
-
Aprobación del procedimiento: Registrar nombre firma y fecha de las personas que realizaron, revisaron y aprobaron el documento.
-
Fecha próxima revisión del documento: Registrar la fecha en que se debe revisar el procedimiento
-
Historial de versiones
Importante: Si hay secciones descritas en otros documentos, referenciarlo para no duplicar información.
