Backup: ¿Por qué se deben realizar?
Las empresas que operan en sectores regulados, como el farmacéutico, el cannabis, las clínicas y otros, a menudo tienen dificultades para comprender la importancia de llevar a cabo copias de seguridad.
Por lo tanto, hemos decidido crear este blog para que puedan realizar esta tarea de manera sencilla.
¿Qué es un backup? Se trata de una copia que se realiza de manera periódica de los datos, archivos o información crítica.
¿Por qué es crucial realizar copias de seguridad?
El respaldo de datos nos brinda la tranquilidad de que podemos recuperar información en caso de que nuestros equipos o aplicaciones sufran daños. Esta necesidad se vuelve aún más evidente en situaciones de validación de sistemas computarizados o validación de software, donde la recuperación de datos es esencial.
Sin embargo, muchas empresas enfrentan desafíos en este proceso:
Falta de documentación: Es de vital importancia documentar exhaustivamente el procedimiento utilizado para realizar copias de seguridad. A continuación, detallaremos todo lo que debería incluir este procedimiento.
Equipos no conectados a la red: Muchas organizaciones cuentan con numerosos equipos que no están conectados a la red, como los utilizados en control de calidad o producción, los cuales también almacenan datos críticos. Realizar copias de seguridad de estos equipos resulta complejo, ya que cada uno tiene su propio método de respaldo, lo que conlleva un alto nivel de complejidad y tiempo requerido.
Garantizar una estrategia efectiva de copias de seguridad es esencial para proteger la integridad de los datos en cualquier empresa, especialmente en aquellas que operan en sectores regulados como el farmacéutico, el cannabis, las clínicas y otros.
¿Qué debe incluir un procedimiento de respaldo?
Un procedimiento de respaldo efectivo debe contener, al menos, la siguiente información:
- Periodicidad de respaldo:
- Para datos en servidores, se recomienda realizar respaldos diarios.
- Para datos que no se encuentren en la red y deban hacerse manualmente, se sugiere una frecuencia de respaldo mensual.
- En el caso de datos almacenados en la nube, generalmente, los proveedores se encargan de los respaldos. No obstante, si no cuentas con un contrato que lo especifique, es importante definir la periodicidad en este apartado.
- Retención de respaldo:
- Esto se refiere a la frecuencia con la que se sobrescribe o guarda cada respaldo. Se recomienda conservar los respaldos durante al menos 3 meses, dado que cada respaldo es completo, no siendo necesario guardar copias anteriores.
- Procedimiento detallado de respaldo:
- Especifica paso a paso cómo se realiza el respaldo y qué aplicaciones se utilizan en el proceso.
- Procedimiento de respaldo para datos no conectados a la red:
- Para datos críticos que no están en la red, considera las siguientes opciones:
- Copiar los datos en un disco externo.
- Transferir los respaldos a una carpeta en un servidor que esté sujeto a respaldos diarios.
- Para datos críticos que no están en la red, considera las siguientes opciones:
- Bitácora de registro de actividades de respaldo:
- Se debe llevar un registro manual de las actividades de respaldo. Esto no aplica para respaldos automáticos, ya que el software suele mantener registros por sí mismo.
¿Qué debe incluir un procedimiento de restauración?
El procedimiento de restauración es un componente esencial del proceso de respaldo.
A continuación, se detallan los elementos clave que deben estar presentes en dicho procedimiento:
- Solicitud formal de restauración
Cuando se necesite restaurar información desde una copia de seguridad, se debe seguir un proceso formal. Un ejemplo simple podría ser el siguiente:
El jefe del área que requiere la restauración de un respaldo debe enviar un correo electrónico al jefe de tecnología, informando sobre la necesidad de restaurar un sistema o un archivo. Esta solicitud debe ser lo más específica posible en cuanto a qué información se necesita restaurar.
- Ejecución de la restauración
El jefe de tecnología es responsable de llevar a cabo el proceso de restauración. Una vez completada la restauración, debe informar al solicitante sobre los nombres de los archivos o sistemas que se han restaurado.
- Registro y evidencia
Todos los correos electrónicos relacionados con la solicitud y la ejecución de la restauración deben almacenarse como evidencia. Esto garantiza un registro completo y transparente de todas las actividades de restauración realizadas en la organización.
Integrar un procedimiento de restauración efectivo junto con el proceso de respaldo es esencial para garantizar una recuperación exitosa de datos en situaciones de emergencia o necesidad.
