Por cumplimiento de normativas y buenas prácticas conocemos que debemos validar, pero más allá de lo que pide la norma ¿En realidad conocemos la importancia que tiene validar sistemas y hojas de cálculo en nuestro proceso?
Si analizamos un poco, vamos a encontrar que así la norma no lo exigiera, debería ser una práctica muy interesante que nos permitirá mejorar como empresa, porque una validación va más allá de cumplir con buenas prácticas, cuando empezamos una validación, en especial para los sistemas que ya están en uso, lo ideal es tomarnos el tiempo para revisar cómo estamos ejecutando las tareas y será muy fácil detectar cosas como:
- Que el sistema tiene funcionalidades que podemos aplicar y que en el momento las estamos haciendo manualmente, pero no las usamos en el sistema porque no sabíamos que existían.
- Que nuestro procedimiento de uso no está alineado a las funcionalidades que realmente estamos usando o quizás no es completo; causando que se pierda el conocimiento con el cambio de personal.
- Que nuestros colaboradores no están usando al 100% el potencial de nuestro sistema no porque no quieran si no porque no tienen la capacitación suficiente de uso, o porque no conocen el impacto.
- Que el mantenimiento, calificación y/o calibración del equipo es tan importante como la validación en sí, porque estos garantizan que el equipo se encuentre en óptimas condiciones y el sistema pueda arrojar el resultado correcto.
- Que no todas las personas que usan el sistema tienen un usuario, por lo que perderemos trazabilidad de la utilización del sistema.
- Que quizás, los usuarios pueden hacer cosas que afectan la integridad de datos, no por que quieran, sino porque sus permisos en el sistema lo permiten o no tienen delimitado lo que no deberían realizar, como parte de sus actividades
- Que nuestro sistema se está actualizando automáticamente y nos está dejando fuera de vigencia actualizaciones hechas.
- Que se han vencido las licencias del sistema y esto ha generado restricciones de acceso de una o varias funcionalidades.
En general la lista puede llegar a ser muy extensa, pero no es lo que estamos buscando, lo que, queremos es que, como ejercicio, analicemos el proceso y lo que esto conlleva y no veamos la validación como una obligación o algo que nos exigen para una certificación. Lo que debemos ver es un proceso de mejora continua, que no solo nos ayuda a automatizar procesos y a agilizar actividades, si no que nos permite enfocarnos en la razón de ser de nuestras empresas: producir productos con los más altos estándares, confiables, trazables y que garanticen no solo la seguridad de nuestros usuarios finales sino también la de nuestros colaboradores.
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