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En una entrada anterior del blog, hablamos de las distintas actividades que tienen lugar durante una inspección y de cómo abordarlas a medida que se producen. Las conclusiones nunca son agradables, así que ¿podríamos haberlas evitado? ¿Podríamos haber estado mejor preparados?
Llega un correo electrónico a tu bandeja de entrada: las autoridades locales anuncian que quieren inspeccionar tu centro dentro de seis semanas y te piden amablemente que confirmes la recepción y aceptes la fecha.
Tú sonríes. Seis semanas es tiempo más que suficiente para prepararse. Atrás quedaron los días en los que un mensaje como este causaba pánico. ¿Por qué? Porque estás seguro de haber alcanzado un alto nivel de preparación para la inspección.
Las inspecciones de las autoridades reguladoras forman parte del marco normativo en todo el mundo. En algún momento, un inspector puede evaluar su empresa o sus servicios.
¿Qué es la preparación para la inspección y cuál es la diferencia entre buena disposición y preparación?
Prepararse para la inspección significa ese último paso, de acuerdo con la fecha prevista y el orden del día propuesto: preparar la logística e informar y preparar a las partes interesadas. La buena disposición para la inspección va mucho más allá y garantiza que la preparación se desarrolle sin problemas y sin prisas por encontrar y/o corregir documentos o registros.
La preparación: La logística
Tanto para las inspecciones virtuales como para las in situ, se recomienda encarecidamente lo siguiente:
Preparación: visita a las instalaciones
En los días previos a la inspección, tienes tiempo para prepararte:
Sala limpia (no sala blanca): tanto si se espera una visita a las instalaciones como si no, es una buena idea recorrer las zonas que podrían estar en el punto de mira y pensar en notas en tablones de anuncios, documentos dejados en una impresora, limpieza general...
Siempre recomiendo hacer esto la noche anterior para evitar que las actividades de limpieza queden desfasadas por el caos que a veces puede traer el trabajo diario.
Preparación de documentos
En función del alcance de la inspección y/o del orden del día, ya puedes identificar los documentos que probablemente se solicitarán en las próximas semanas o durante la jornada o jornadas de inspección.
Identifique la ubicación y la calidad de los documentos.
Tienes que saber dónde puede encontrar los documentos y registros pertinentes. Desde luego, en el caso de documentos en sistemas antiguos o en sistemas a los que no ha accedido desde hace tiempo, verifique oportunamente la accesibilidad.
A menudo, los inspectores solicitarán acceso a los sistemas para encontrar los documentos que desean ver. Establece un acceso de inspección adecuado al sistema. Normalmente se trata de un acceso de sólo visualización a la sección o secciones pertinentes del sistema. En los tiempos que corren, será difícil denegar el acceso directo, y puede que tengas que justificar por qué.
Sabiendo esto, la preparación para la inspección sube un peldaño en importancia, ¿verdad?
Los inspectores pueden solicitar ver documentos antes de la fecha real de inspección. Y sin duda solicitarán documentos adicionales durante la fase de entrevista/visita a las instalaciones.
Del mismo modo que durante la inspección (véase la anterior entrada del blog, "¿Qué esperar cuando te inspeccionan?"), un buen flujo de documentación es un factor clave para el éxito.
Lleva un registro de lo facilitado.
¿Y si mis documentos no están disponibles? ¿O no son de calidad aceptable?
Ciertamente, puedes intentar rectificar la situación ahora, demostrando al menos que has tomado cartas en el asunto. Pero con los metadatos en los sistemas y las expectativas sobre el control de documentos, los inspectores sin duda se darán cuenta. Tener que corregir una parte significativa de tus documentos y registros no será una buena señal, y es probable que se produzcan hallazgos, a pesar de que todos los documentos estén disponibles, presentes y en buen estado.
Aquí es donde la verdadera preparación para la inspección jugará a tu favor.
Preparación de los entrevistados
Los entrevistados pueden o no estar identificados de antemano. Aunque no esté estipulado en un orden del día, en función del alcance de la inspección, puede identificar a los posibles candidatos para las entrevistas.
Muchas personas temen la entrevista con el inspector. Sin embargo, ¡la entrevista es exactamente el lugar para brillar! ¡Es tu momento! Tú eres el dueño de tu papel y de tus responsabilidades.
Prepárate sabiendo QUÉ ocurrió, CUÁNDO, DÓNDE y CÓMO.
¿Hubo problemas, preocupaciones, cuestiones? ¿CÓMO se abordaron las situaciones? ¿QUIÉN participó? ¿POR QUÉ se hizo así? Refresca tu memoria si es necesario.
Piensa en responder a cualquier pregunta haciendo uso de los elementos 5W y 1H: POR QUÉ, CUÁNDO, QUÉ, DÓNDE, QUIÉN y CÓMO.
Las preguntas estándar incluyen información sobre tu formación y experiencia y sobre tu función y responsabilidades en el ámbito de la inspección.
Los juegos de rol pueden ser una forma excelente de preparar las entrevistas.
La preparación para la inspección siempre contribuirá a la confianza de los entrevistados, pero los niveles de estrés pueden causar estragos incluso en el entorno más preparado.
¿Visita previa a la inspección? ¿Utilidad y valor?
¿Es útil una visita de preinspección en un entorno verdaderamente preparado para la inspección?
Una visita de preinspección puede servir para múltiples elementos, por lo que la utilidad dependerá de la medida en que éstos desempeñen un papel en la próxima inspección:
Pero mi inspección no está anunciada; ¡simplemente aparecen!
Este tipo de inspección es, por supuesto, una razón de peso y de peso para estar preparado para la inspección en todo momento. Aunque no tendrá tiempo para prepararse a gusto, disponer de los siguientes elementos como plan de preparación estándar le resultará útil:
El Santo Grial: Preparación para la inspección
La disposición para la inspección va más allá de la preparación.
Estar listo para la inspección incluye que su empresa espera que cada colega cumpla con su deber (una interpretación libre del código insignia de Lord Nelson para una llamada a la acción).
¿Qué significa esto?
Vive y respira "ALCOA++".
Figura 1. ALCOA++
Aristóteles dijo: "La calidad no es un acto, es un hábito". Esto es la preparación para la inspección.
Si podemos crear procedimientos, formar a nuestro personal para que los siga y respetar los principios ALCOA++, la preparación para la inspección está a la vuelta de la esquina.
Es una cultura.
¿Se pueden crear estructuras y sistemas adicionales? Claro que sí, pero sin una verdadera cultura, sólo sirven de apoyo. Sin embargo, piénselo:
Y lo que es más importante:
Así sonreirás cuando recibas el aviso de inspección. Los inspectores pueden venir cualquier día y a cualquier hora. Tú estás preparado. Mejor aún, tú estás PREPARADO PARA LA INSPECCIÓN.
Nota: Este enfoque también es aplicable a las auditorías de los organismos de certificación/notificados o a las auditorías internas importantes (o para los proveedores de servicios: auditorías de clientes clave).
