Adelántate al cumplimiento de la normativa: Cómo gestionar eficazmente tus auditorías anuales

1. Planifica tu calendario de auditorías

El primer paso para gestionar tu programa anual de auditorías es elaborar un calendario de auditorías exhaustivo . Este calendario debe abarcar todas las áreas de tu organización que entren en el ámbito de tu SGC, garantizando que no se pase por alto ningún proceso o departamento crítico.
Entre las consideraciones clave se incluyen:

• Adopta un enfoque basado en el riesgo: Prioriza las áreas de mayor riesgo o las que hayan sufrido cambios significativos. Esto ayuda a garantizar que se identifican y abordan los posibles problemas antes de que afecten a la calidad o el cumplimiento del producto.
• Alinearse con los requisitos normativos: Asegúrate de que tu programa de auditorías se ajusta a las expectativas normativas. Por ejemplo, la norma ISO 13485 exige auditorías periódicas para verificar la eficacia de tu SGC.
• Garantiza una Asignación de Recursos Adecuada: Asegúrate de que dispones de los recursos necesarios, incluidos auditores formados y tiempo suficiente, para realizar auditorías exhaustivas.

2. Prepara a tu equipo de auditoría

Un equipo de auditores bien preparado es esencial para el éxito de tu programa de auditoría interna. Tus auditores deben estar formados no sólo en los reglamentos y normas pertinentes, sino también en técnicas de auditoría eficaces. Ten en cuenta lo siguiente:

• Invierte en formación de auditores: Proporciona formación continua a tus auditores sobre las últimas actualizaciones normativas, metodologías de auditoría y mejores prácticas.
• Mantener la objetividad y la independencia: Selecciona auditores que sean independientes del área auditada para garantizar la objetividad. Las auditorías cruzadas entre departamentos pueden ayudar a conseguirlo.
• Define funciones y responsabilidades claras: Define funciones claras para cada miembro del equipo, asegurándote de que se cubren todos los aspectos del proceso de auditoría.

Consejo: Externalizar tus auditorías internas también puede tener varias ventajas, como reducir el coste de formación y mantener la objetividad.

3. Realizar las auditorías

En la ejecución de la auditoría confluyen la planificación y la preparación. Durante la auditoría, tu equipo evaluará el cumplimiento, identificará las no conformidades y proporcionará información para mejorar. Los pasos clave incluyen:

• Comienza con una reunión de apertura: Comienza con una reunión de apertura para exponer los objetivos, el alcance y el calendario de la auditoría. Esto garantiza que todas las partes entienden el proceso y lo que se espera de ellas.
• Realiza una Revisión de Documentos: Examina los documentos pertinentes, incluidos los PNT, los registros y los informes de auditorías anteriores, para verificar el cumplimiento e identificar cualquier discrepancia.
• Observar los procesos: Observa las operaciones para asegurarte de que se siguen los procedimientos documentados. Esto puede implicar recorrer las instalaciones, entrevistar al personal y revisar las prácticas en tiempo real.
• Identifica las no conformidades: Documenta cualquier no conformidad o problema potencial. Es importante clasificarlos por gravedad y asegurarse de que están respaldados por pruebas.

4. Informe y seguimiento

Tras la auditoría, las conclusiones deben recopilarse en un informe claro y conciso. Este informe es una herramienta fundamental para impulsar mejoras y garantizar el cumplimiento. El proceso de seguimiento incluye:

• Preparar un Informe de Auditoría Detallado: Elabora un informe que incluya un resumen de las conclusiones, pruebas de las no conformidades y recomendaciones de mejora. Asegúrate de que el informe sea revisado por las partes interesadas pertinentes.
• Desarrollar un Plan de Acción Correctiva: Trabaja con los departamentos auditados para crear un plan de acción correctiva que aborde la(s) causa(s) raíz investigada(s). Este plan debe incluir plazos, responsabilidades y pasos para abordar los problemas identificados.
• Supervisar la aplicación: Realiza un seguimiento de la aplicación de las acciones correctivas para garantizar que se completan eficazmente y a tiempo. Esto puede implicar programar auditorías o revisiones de seguimiento.

5. Revisa y mejora tu programa de auditoría

La mejora continua es la piedra angular de cualquier SGC. Tras completar tu ciclo anual de auditorías, tómate el tiempo necesario para revisar la eficacia de tu programa de auditorías e identificar áreas de mejora.

• Realiza una Revisión del Programa de Auditoría: Evalúa si tu programa de auditoría cumplió sus objetivos, cubrió todas las áreas necesarias e identificó y abordó eficazmente los riesgos.
• Aprende de los comentarios: Recoge los comentarios de los auditores y los auditados para identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora. Utiliza estos comentarios para perfeccionar tu proceso de auditoría.
• Actualiza los procedimientos: Incorpora cualquier cambio o mejora a tus procedimientos de auditoría, asegurándote de que tu programa evoluciona con las necesidades de tu organización y los requisitos normativos.