Imagina que le explicas el uso de Excel y todas sus funciones a alguien que nunca ha trabajado con el programa, en un manual escrito. ¿Por dónde empezarías? Explicando cómo abrir el programa de hojas de cálculo, quizás, seguido de la pregunta de cómo crear nuevos documentos, fórmulas o análisis. ¿Cómo se aseguraría de que su alumno lo entiende todo? ¿Con la ayuda de viñetas paso a paso, capturas de pantalla o imágenes, por ejemplo?
Es un simple ejemplo de las cuestiones a las que un redactor técnico tiene que enfrentarse a diario. Y no sólo los escritores técnicos, sino todas las personas que participan en la redacción de documentación sobre procesos técnicos (complejos), como informes, procesos o manuales. Redactar un documento técnico significa escribir algo que todo el mundo, dentro de la audiencia a la que va dirigido, debería ser capaz de entender, independientemente de su formación o conocimientos previos. Pero, ¿por qué es tan importante? ¿Y cuáles son las mejores prácticas cuando se trata de la escritura técnica?
Minimizar el riesgo de error humano
Hay dos razones principales por las que las habilidades de escritura técnica son tan importantes. En primer lugar, cuando se trabaja en entornos altamente regulados, incluidos los que tienen que ver con productos farmacéuticos, biotecnología o dispositivos médicos, hay que asegurarse de que los documentos sean claros para su público objetivo. Si los procesos son claros y no se prestan a malas interpretaciones, se puede minimizar el riesgo de errores humanos y garantizar así un proceso más cualitativo. En segundo lugar, la documentación exhaustiva es crucial en caso de auditorías o errores, para explicar y analizar qué pasos se dieron, qué salió mal y cuál fue el enfoque correcto, por ejemplo. Esto significa que los documentos o manuales técnicos no sólo deben incluir los pasos para llegar a un determinado resultado, sino también los pasos para poder explicar ese resultado concreto. Además, estos documentos deben ser aptos para ser utilizados durante un periodo de tiempo más largo, hasta cinco, diez o incluso veinte años.
Escritura técnica: lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer
Tanto si eres un escritor técnico como si no, hay algunas reglas generales que debes tener en cuenta cuando te dedicas a la documentación técnica.
- No espere tener conocimientos previos: un escollo bien conocido de los redactores técnicos es suponer que su público objetivo ya tiene conocimientos previos sobre un tema. No te remitas a otras cosas, ni te saltes ciertos pasos, sólo porque creas que es evidente.
- Varíe entre el texto y los elementos visuales: si su público objetivo necesita hacer clic en un icono, es mucho más eficaz implementar un elemento visual de ese icono específico, en lugar de describir este paso en varias frases. En general, los elementos visuales son menos susceptibles de ser malinterpretados que la información textual.
- Utilice un lenguaje cotidiano y sencillo: intente ser lo más claro, directo y neutral posible, y tenga siempre presente a su público. Si es posible, planifique una fase de revisión con alguien de su grupo objetivo para averiguar si su documento es suficientemente accesible. Y evite utilizar la jerga técnica.
- Preste atención a la estructura: por ejemplo, utilizando viñetas para resumir los distintos pasos de su proceso. También debe asegurarse de utilizar fuentes legibles y un diseño claro y profesional. Si escribes documentos o manuales más extensos, considera la posibilidad de añadir un índice de contenidos o anexos.
- Revise su documento: la creación de documentación técnica suele ser un proceso continuo. Asegúrese de revisar con frecuencia su documentación para evitar que se produzcan pequeños errores y garantizar una información impecable.
Más información sobre la escritura técnica
Afortunadamente, la escritura técnica no es una ciencia espacial. Se trata de utilizar el sentido común. Sin embargo, debemos ser conscientes de la importancia de una buena redacción técnica. Por eso QbD ofrece una formación práctica en escritura técnica. Incluye ejercicios, errores típicos, debates y muchos ejemplos. Porque creemos que todo el mundo posee la base de las habilidades de escritura técnica.
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