Durante la pandemia, la firma electrónica adquirió una enorme importancia para las empresas de sectores muy regulados.
Al fin y al cabo, una firma electrónica correctamente implantada que cumpla con todos los requisitos normativos
permite que los procesos continúen a pesar de las medidas preventivas
– como el distanciamiento social- que ha de aplicarse en innumerables entornos de trabajo en todo el mundo.
Pero independientemente de estas medidas, la firma electrónica ya se utilizaba antes de la pandemia para acortar distancias y hacer más eficiente la revisión y aprobación de documentos en las grandes empresas con presencia global. Mantener estas ubicaciones conectadas en todo momento es fundamental para las operaciones empresariales.
¿Está pensando en digitalizar su empresa? En este artículo, aprenderá más sobre
firmas digitalizadas
,
firmas digitales
y
firmas electrónicas
y su uso en los sectores regulados.
¿Qué es una firma?
Una firma es una marca única realizada por una persona con su propia letra para expresar por escrito
- su acuerdo,
- demostrar su comprensión de un documento,
- o hacer un compromiso legal.
En las industrias reguladas, las firmas en los documentos en papel expresan una intención claramente definida, como la aprobación, la revisión, el rechazo o la autoría de los documentos que forman parte del sistema de gestión de la calidad y tienen una importancia significativa para la calidad del producto.
La expresión de estas intenciones está siempre relacionada con los procesos llevados a cabo en la empresa, independientemente del sector en el que opere.
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De la firma en papel a la firma electrónica
Cuando se suprimen los documentos en papel y se sustituyen por documentos electrónicos, la firma electrónica cumple la misma función que la firma manuscrita, y para ser equivalente debe cumplir estas características:
- La firma debe ser única para cada persona y no puede ser utilizada, compartida o transferida por otra persona.
- La firma debe estar asociada a la identidad de cada persona y la identidad debe ser previamente verificada y documentada por cada organización antes de ser utilizada.
En algunos países, las firmas electrónicas deben ser certificadas por una agencia reguladora para validar la equivalencia con la firma manuscrita (por ejemplo, la FDA en Estados Unidos). Esta agencia certificará que esta firma electrónica es el equivalente legal de la manuscrita.
¿Cómo se puede firmar un documento electrónico?
En un documento electrónico se pueden encontrar 3 tipos de firmas que a menudo se utilizan indistintamente, pero que no son lo mismo (por lo que hay que tener cuidado):
- A firma digitalizada consiste en transferir una firma manuscrita a un soporte digital de forma que conserve su aspecto gráfico, por ejemplo, cuando se toma una fotografía, cuando se digitaliza en forma de imagen mediante un escáner o cuando se utiliza una interfaz de digitalización de la escritura.
- Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite a un destinatario identificar al remitente de un mensaje y verificar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado. La criptografía es una técnica que permite proteger los documentos y su contenido mediante un código que sólo el emisor y el receptor conocen y pueden descifrar.
- Una firma electrónica es un conjunto de símbolos, o un conjunto de símbolos ejecutados, aprobados o autorizados por otra persona, que representa el equivalente a la firma manuscrita de una persona.
Así que no todas las funcionalidades que parecen ser firmas electrónicas, son de hecho firmas electrónicas. Conocer las diferencias entre estos 3 conceptos le ayudará a distinguir una tecnología de otra, a elegir cuidadosamente el tipo de tecnología que necesita, y/o a asegurarse de que realmente está utilizando las firmas electrónicas cuando las necesita.
¿Es seguro el uso de la firma electrónica?
¡Claro que sí!
Sin embargo, es importante conocer en detalle las características que debe tener una firma electrónica y verificar que los medios tecnológicos utilizados pueden cumplir los requisitos del sector regulado.
Para demostrar la validez y seguridad de las pruebas de validación, no hay que olvidar incluir la firma electrónica en estas pruebas.
Durante la pandemia, las firmas electrónicas ganaron popularidad y demostraron su verdadero valor, ya que permitieron que muchos procesos y juicios continuaran a pesar de las medidas de distanciamiento social.
Conclusión
Basándonos en todo lo anterior, podemos resumir que en las industrias reguladas, una firma expresa por escrito una intención relacionada con la identidad de una persona; esta intención suele estar relacionada con los procesos internos de la empresa.
Con los cambios en el entorno global, el proceso de firma de documentos ha cambiado de tal manera que cada vez es más común integrar la tecnología en todo tipo de procesos, y la firma no es una excepción.
Sin embargo, dado el contexto y los requisitos de la industria regulada, es necesario tener conocimientos que apoyen la toma de decisiones a la hora de seleccionar la herramienta de firma adecuada.
Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle.
